Verstuur uw factuur middels PDF of XML bestand naar uw afnemers
Met de module Reflex Export advanced heeft u de mogelijkheid om uw pakbonnen en facturen in PDF formaat of om XML formaat (UBL 2.0 opbouw) digitaal te versturen naar uw afnemers.
Het eerste wat u gaat definiëren zijn contactgroeperingen. Denk hierbij aan afdelingen waarnaar u de bestanden wilt mailen. Het voordeel hiervan is dat u niet voor iedere klant/afdeling een aparte contactgroep hoeft aan te maken.
Deze contactgroepen kunt u aan verschillende contactpersonen koppelen in het debiteurenbestand. Als u de module Reflex Relatie beheer heeft, kunt u het daar ingeven bij de contactpersonen. De groepen kunnen ook gekoppeld worden aan het export type (PDF of XML). Als u dit heeft ingegeven, regelt Reflex 3000 dat het bestand bij de juiste persoon terecht komt.
Definiëren exportgroepen
Nadat de contactgroeperingen aan contactpersonen zijn gekoppeld gaat u exportgroepen aanmaken. Per export groep geeft u aan welke export item u wilt versturen. U heeft hier de keuze uit pakbon, pakbon order of factuur. Per exportgroep kunt u meerdere keuzes maken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de pakbon in PDF formaat te versturen naar de inkoopafdeling van uw afnemer en de factuur naar de financiële afdeling.
Definiëren exportacties
Bij export acties kunt u aangeven, per eerder bepaalde export item, of u deze in een bepaalde map wilt zetten, op het netwerk, of dat deze gemaild moet worden naar de contactpersoon van de afnemer. U kunt per export item meerdere e-mail adressen opgeven. U kunt zelfs aangeven of er één cc of bcc gestuurd moet worden.
De bestandopbouw van het document kunt u zelf bepalen. U kunt hierin opnemen de datum, tijd, ordernummer (bij pakbon order), factuurnummer (bij de factuur export), opvolgend nummer en vaste tekst, zodat voor uw afnemer duidelijk is waar het om gaat.
Bij het mailen van de pakbon of factuur kan Reflex 3000 automatisch de onderwerp tekst genereren en toevoegen. Op deze manier kunt u duidelijk aangeven waar de e-mail over gaat.