PRIVACY STATEMENT ReflexSystems Nederland B.V.
Inleiding
ReflexSystems hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), alsmede in overeenstemming met andere toepasselijke wet- en regelgeving. ReflexSystems is aan te wijzen als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Op deze website kunt u dit privacy statement te allen tijde raadplegen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
Verwerkingsverantwoordelijke: de verantwoordelijke die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, is in de zin van dit reglement Reflex Systems Nederland B.V.;
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
Toestemming: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP): De toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 van de AVG;
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, (Verordening EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad, 27 april 2016);
Google Analytics: Google Analytics is een webanalyse service. Met Google Analytics wordt gemeten hoe een websitebezoeker de website gebruikt. Eveneens wordt door middel van Google Analytics inzichtelijk gemaakt hoe een websitebezoeker onze website gevonden heeft.
Artikel 2 Verwerking van de persoonsgegevens
2.1 Persoonsgegevens kunnen door ReflexSystems worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
a. om onze diensten aan te bieden en de opdracht(en) uit te voeren die u aan ons hebt verstrekt;
b. om contact met u op te nemen;
c. als u zich inschrijft voor het ontvangen van nieuwsbrieven, gebruiken wij uw gegevens om u de nieuwsbrieven te sturen;
d. om facturen in rekening te brengen;
e. als u bij ons solliciteert, gebruiken wij uw gegevens om uw sollicitatie te beoordelen en om contact met u op te nemen;
f. om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
g. om u te informeren over nieuwe producten en/of aanbiedingen die in relatie staan met eerder door u gekochte producten en/of afgenomen diensten;
h. ter uitvoering van een marktonderzoek al dan niet op basis van verkregen informatie via ‘Google Analytics’.
2.2 Van de volgende categorieën personen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt:
a. individuele personen
b. groepen personen
c. overige betrokkenen
Artikel 3 Soorten persoonsgegevens
3.1 De volgende persoonsgegevens kunnen door ReflexSystems worden verwerkt:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie
benodigde gegevens, IP-adres, alsmede het banknummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a,
c. gegevens met het oog op het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
d. andere gegevens, dan bedoeld onder a tot en met c, waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
Artikel 4 Beheer en toegang tot de persoonsgegevens
4.1 Persoonsgegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke verzameld.
4.2 Behoudens daartoe strekkende wettelijke voorschriften in wet- en regelgeving, hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens degenen die belast zijn met het beheer van het klantenbestand of degenen die in verband staan met de verwerking van persoonsgegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken, waaronder werknemers en verwerkers van ReflexSystems.
Artikel 5 Cookies
5.1 ReflexSystems maakt voor haar website gebruik van Google Analytics en van verschillende typen cookies. Cookies zijn kleine digitale tekstbestanden die in de browser worden geplaatst om de website te helpen analyseren hoe bezoekers van de website gebruik maken. Voor de website wordt gebruik gemaakt van technische cookies, analytische cookies en tracking cookies. Hieronder leggen wij de functie van de door ons gebruikte cookies aan u uit.
Technische cookies
Technische cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren. Met het gebruik van technische cookies worden geen persoonsgegevens verwerkt.
Analytische cookies
Analytische cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over hoe websitebezoekers onze website gebruiken en beleven. Deze informatie stelt ons in staat om de website te optimaliseren, de werking van de website te controleren en de gebruikerservaring te verbeteren. Met het gebruik van analytische cookies worden geen persoonsgegevens verwerkt.
Tracking cookies
Tracking cookies worden gebruikt om het surfgedrag van websitebezoekers te kunnen volgen. Wanneer u daar toestemming voor hebt gegeven plaatsen wij tracking cookies zodat u gepersonaliseerde aanbiedingen kunt ontvangen.
Artikel 6 Beveiliging van persoonsgegevens
6.1 ReflexSystems treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn erop gericht een passend beschermingsniveau te bereiken, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
6.2 Een ieder die handelt onder het gezag van ReflexSystems ter naleving en uitvoering van de verwerking van persoonsgegevens waar dit privacy statement betrekking op heeft, is tot geheimhouding verplicht. Geheimhouding is niet van toepassing voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 7 Bewaartermijn
7.1 ReflexSystems bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. ReflexSystems heeft de volgende bewaartermijnen vastgesteld:
Persoonsgegevens van relaties en websitebezoekers worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging van de opdracht verwijderd, tenzij op Reflex Systems een wettelijke bewaarplicht rust;
Persoonsgegevens van sollicitanten worden uiterlijk 1 maand na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd;
Artikel 8 Recht op inzage, correctie, dataportabiliteit en verzet.
8.1 U heeft als betrokkene het recht om de persoonsgegevens, die u aan verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere organisatie over te (laten) dragen.
8.2 Indien de grondslag van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub a of artikel 9 lid 2 sub a AVG, dan heeft u als betrokkene te allen tijde het recht die toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
8.3 U heeft als betrokkene het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om u inzage te geven in uw door verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke deelt u schriftelijk binnen vier weken mee of de u betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
8.4 Indien u onjuistheden in uw bestand constateert, dan kan er een verzoek worden gedaan tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming. Dit verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet.
8.5 Indien de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking noodzakelijk is voor het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke dan staat de betrokkene de mogelijkheid tot zijn beschikking om verzet aan te tekenen.
8.6 De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien dit het geval is dan beëindigt de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking.
Artikel 9 Klachten
9.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen uit dit privacy statement niet op aanvaardbare wijze zijn nageleefd, dan kan de betrokkene zich wenden tot ReflexSystems via gdpr@reflex-systems.nl. De betrokkene heeft evenwel het recht zich tot de Autoriteit of de bevoegde rechtbank te wenden.
Artikel 10 Wijzigingen in Privacy Statement
10.1 ReflexSystems behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
ReflexSystems | Noorderlaan 79 | 2030 Antwerpen
E-mail: gdpr@reflex-systems.be | www.reflex-systems.be