Bij de verhuis naar een nieuwe vestiging wordt de implementatie van het ERP-pakket wel eens als minder prioritair beschouwd. Vooral bedrijven die nog nooit met een dergelijke oplossing hebben gewerkt, durven op dat vlak wel eens te treuzelen. Toch beseffen ook zij op een bepaald moment dat het onmogelijk is om een goede nieuwe start te nemen zonder dat het ‘kloppende’ hart van de firma aanwezig is. Het is dan aan de ERP-leverancier om zijn toverstokje boven te halen en de applicatie in een mum van tijd te installeren. En niet alle aanbieders slagen daar even goed in. Maar Reflex Systems is een kei op dat vlak. Dat bewees ze nogmaals bij Kaashandel Van Tricht...
Kaashandel Van Tricht is niet alleen een klinkende naam in Antwerpen, maar ook ver daarbuiten. Want wat als een kleine, lokale delicatessenzaak begon, is intussen uitgegroeid tot (onder meer) een befaamd kaasverkooppunt waar vooral (sterren)restaurants in de Benelux, Ierland en enkele exotische landen (zoals de Malediven) kind aan huis zijn. Meer nog: de firma werd in 2010 door Wall Street Journal uitgeroepen tot beste affineur in Europa!Huidig zaakvoerder Frederic Van Tricht: “De bal ging eigenlijk aan het rollen toen mijn ouders de zaak in 1978 van mijn grootouders overnamen. Want mijn vader was altijd vertegenwoordiger geweest en wou al snel opnieuw de baan op. Dus ging hij op zoek naar iets waarmee hij zowel de delicatessenzaak een toegevoegde waarde kon geven als handel buiten dit verkoopspunt drijven. Hij kwam al snel op het idee om zich op speciale kazen toe te leggen. Dit was een product dat toen begon op te komen en waaraan een leverancier zijn eigen accent kan geven, onder meer door zelf voor de afrijping te zorgen en zodoende producten te leveren die perfect op de vereisten van de klant zijn afgestemd.” Michel Van Tricht onderscheidde zich van de concurrentie door zelf wekelijks naar de vroegmarkt van Rungis te rijden en in een eigen rijpkast te investeren. Deze strategie wierp vruchten af, want vooral restauranthouders waren vragende partij om exclusieve kazen op hun tafel te kunnen zetten. Maar ook de delicatessenzaak kreeg een ‘boost’: in het weekend begonnen mensen uit alle hoeken van België naar Antwerpen af te zakken om de kazen van Van Tricht te degusteren.
Verhuizen en nog eens verhuizen
Toen Frederic in 2003 in de zaak kwam, besloot de familie Van Tricht date de tijd rijp was om de business uit te breiden. Ze kocht een hoekpand in de Fruithoflaan in Berchem waar ze de delicatessenzaak naartoe verhuisde. Tevens installeerde ze er een ‘Wine & Cheese Bar’, investeerde ze in een grotere rijpingskast en maakte ze meer werkruimte voor het versnijden en het klaarmaken van de bestellingen. Frederic Van Tricht: “Alleen begonnen we in diezelfde periode te merken dat de vroegmarkt van Rungis niet meer was wat ze was geweest. Er werd alsmaar meer op bestelling gewerkt en het werd moeilijker om nog echt exclusieve topproducten te vinden. Daarnaast waren enkele concurrenten ons voorbeeld gevolgd. Vandaar dat we besloten om rechtstreeks met kaasboeren uit Frankrijk, Italië, Spanje, Zwitserland en de U.K. te werken.” En ook dit was een succesvolle strategische beslissing. Want de business van Kaashandel Van Tricht bleef aan een razendsnel tempo groeien. Het gevolg was echter dat de firma al snel opnieuw met plaatstekort kreeg te kampen. Frederic Van Tricht: “Vooral het rijpen van de kazen werd een probleem, want we hebben 3 à 400 soorten constant in assortiment. We wilden dan ook een pand vinden waar we de kazen konden opslaan – sommige voor meerdere jaren – en dat ons tegelijk toeliet om de verwerking helemaal van de delicatessenzaak los te koppelen. Helaas was het niet zo evident om een betaalbare uitvalsbasis met een goede ligging te vinden. Maar we ontdekten dat de oplossing soms uit totaal onverwachte hoek komt. Enige tijd geleden kwamen we in contact met Michel Moortgat die De Koninck had overgenomen; een brouwerij waarmee we al jaren een goede binding hadden, onder meer door een boek dat mijn vader over de combinatie van kazen en Belgische bieren had geschreven. Michel Moortgat stelde voor dat we onze intrek zouden nemen in de bottelarij van De Koninck. Die kwam immers gedeeltelijk leeg te staan na de overname door Duvel Moorgat. Dit was voor ons de ideale oplossing, want de grootte en ligging van de locatie waren perfect en we konden nog meer de nadruk leggen op de combinatie van bier en kaas (aangezien het brouwen er gewoon verder wordt gezet), een link waarin we ontzettend sterk geloven.”
Tijd voor ERP-pakket
Begin dit jaar begon Kaashandel Van Tricht met de verbouwingen. Er werden acht rijpingskasten geïnstalleerd, alsook verschillende frigo’s en een ruimte om te versnijden en de bestellingen klaar te maken. In totaal gaat het om een productiehal van 600 m2. Frederic Van Tricht: “We beseften maar al te goed dat de verhuis het ideale moment was om op een echt ERP-pakket over te schakelen. Want tot dan toe werkten we met twee afzonderlijke programma’s voor facturatie en administratie, wat tot veel extra administratief werk leidde. Bovendien hadden we nog geen automatische tracering en werd het met ons ruime assortiment moeilijk om aan de wetgeving terzake te voldoen. Tevens beschikten we over weinig tools die ons een zicht op de business gaven. Zo heb ik bijvoorbeeld geen duidelijk beeld van onze omzet op vandaag: daarvoor zou ik verschillende zaken moeten gaan opzoeken. Het is evident dat deze manier van werken in deze tijden niet erg gezond is. Vandaar dat we al een tijdje geleden de ERP-markt zijn gaan verkennen. Uiteindelijk kwamen we bij Reflex Systems terecht. Na de demo waren we ervan overtuigd dat dit pakket op onze maat was gesneden. Dat de leverancier dan ook nog eens vlakbij zat, was eveneens mooi meegenomen. Tevens hadden we meteen een goed gevoel bij de mensen van Reflex Systems: het contact verliep zonder franje, was ‘to the point’ en boezemde ons veel vertrouwen in. Dat we voor deze ERP-oplossing zouden kiezen, was al snel duidelijk.”
In drie weken geïmplementeerd
Door de drukte van de nieuwbouw sleepte het ondertekenen van het contract toch wat aan. “Zoals dat wel vaker het geval is bij de verhuis naar een nieuwe locatie, werd ook hier het ERP-project wat aan de kant geschoven,” vertelt zaakvoerder van Reflex Systems, Jan Ickx. “Vooral bedrijven die nog nooit met een dergelijke applicatie hebben gewerkt, onderschatten wel eens hoeveel werk en tijd de implementatie van zo’n systeem vereist. Gelukkig heeft Reflex Systems doorheen de jaren een grote expertise opgebouwd om ERP-implementaties op een erg korte termijn tot een goed einde te brengen. In deze case was het echter wel een huzarenklus, want er zaten maar drie weken tussen de ondertekening van het contract en de opstart van de productie in het nieuwe pand. Gelukkig heeft Frederic Van Tricht ingezien dat het absoluut noodzakelijk was dat het pakket vanaf dag één volledig operationeel was. En hij heeft dan ook de benodigde tijd vrijgemaakt om alle gegevens op te kuisen en in Excel-sheets te plaatsen. Hierdoor moesten we de data alleen maar transfereren, waarna we de applicatie meteen konden testdraaien en bijstellen. Op die manier kon Kaashandel Van Tricht toch op tijd met de basisfunctionaliteit van Reflex Systems aan de slag. Dit was erg belangrijk om een juiste start te nemen, want uiteindelijk is een ERPsysteem het kloppende hart van de firma: het stuurt alle bewegingen. Nu hebben we de tijd om de oplossing rustig verder te optimaliseren en de gebruikers ook in de verdere mogelijkheden van het pakket op te leiden.”
Nog veel te ontdekken
In concreto heeft Kaashandel Van Tricht gekozen voor de modules facturatie, boekhouding, order entry en tracering. Tevens werden er twee ‘Flex’-en geïnstalleerd voor het klaarmaken van de bestellingen. Hoewel het systeem op datum van het interview nog maar drie weken operationeel was, bleek Frederic Van Tricht al heel erg tevreden over zijn investering te zijn. “Het is gewoonweg veel gemakkelijker werken,” vertelt hij. “Gegevens moeten geen twee keer worden ingegeven, bestellingen brengen we meteen in het systeem in, er gebeuren minder fouten, je hebt meteen een overzicht van de te leveren goederen, het systeem verwittigt ons als klanten na een vakantie opnieuw moeten worden beleverd,… Maar er is nog veel meer. Zo is het ontzettend gemakkelijk dat je de prijzen met een druk op de knop kunt aanpassen en dat je een hele waaier aan listings kunt trekken. Want met dat laatste kan je je business beter beheersen, bijvoorbeeld omdat je meteen zicht hebt op welke kazen het wel of niet goed doen of welke verkoopspunten er opeens veel meer/minder bestellen. Ook het feit dat Reflex Systems automatisch de orders in de juiste route plaatst en de mogelijkheid biedt om deze routes te bewerken, vinden we een enorm pluspunt. Daarnaast zijn er zonder twijfel nog honderd-en-één functionaliteiten die we nu nog niet gebruiken, maar in de eerstkomende weken wel zullen ontdekken…”