Bij Seafresh op Urk verlopen het visverwerkingsproces, de prijsberekening en het voorraadbeheer efficiënter sinds de komst van een productieplanningssysteem. Het erp-pakket maakte korte metten met de papierwinkel. De aanraakschermen registreren alle handelingen en helpen processen aan te sturen, terwijl calculaties en veranderingen in de voorraad automatisch worden doorgevoerd.
Een bak Noordzeeschol op de weegschaal zetten, een keuze maken via het scherm, etiket met barcode uitprinten en aanbrengen op het krat. Productiechef Meindert Ruiten laat zien hoe gemakkelijk is om een binnenkomende partij vis in te wegen voor productie, inclusief gegevens als herkomst, vangstmoment, inkoopprijs en klantennaam. Net zo eenvoudig scant hij een bak met zalmzijdes in, roept de gegevens op, kiest het etiket, drukt op ‘ok’ en legt de fi lets in schaaltjes op de lopende band. Verderop wordt het product verpakt en voorzien van een etiket met het exacte gewicht. “Dat ging ruim een jaar geleden nog allemaal op papier”, zegt Albert Ras, zoon van eigenaar Jan Ras. Hij was nauw betrokken bij het uitrollen van een Enterprise Resource Planning (ERP)-pakket (zie kader) dat vorig jaar live ging. “We werkten vanuit een boekhoudprogramma. Overal stempels op de bonnen en aan het eind van de dag de hele dagproductie inwegen. ‘s Morgens ontwierpen die jongens etiketjes, een hoop gedoe!. Nu hebben we de hele dag real-time een voorraadoverzicht. En alles wat hier binnen komt en er uit gaat houdt het systeem automatisch bij. Aan het eind van de dag weet je precies hoeveel vis er is verwerkt, wat er aan afval is geproduceerd en wat de waarde is van de nieuwe voorraad. En alle partijen zijn traceerbaar.”
Stap naar retail
Hoofdactiviteit van Seafresh is het leveren van verse vis in bulkverpakkingen van 2 tot 30 kg aan de groothandel en grotere supermarkten. Na de oprichting in ’99 was dat vooral Noordzeevis. Dat assortiment is verbreed met tonijn, exotische vis, snoekbaars en levende kreeft. Verse tonijn is nu zelfs de hoofdmoot geworden. Seafresh Frozen is
de diepvriestak. De diepvriesactiviteiten doet Seafresh samen met een partner, want het Urker bedrijf heeft zelf geen diepvriesfaciliteiten of –opslag. Seafresh Retail werd als nieuwe divisie opgezet. “Eind 2010 besloten we om de stap te zetten naar retail. Supermarktvis – het voorverpakte verhaal – zien we als groeimarkt. Ook in Duitsland zien we dat nu groeien. We leveren daar nu vooral verse vis voor presentatie op ijs, maar voorverpakt is in opmars vanwege het gemak.” De verwerking van vis voor de retail in schalenverpakkingen vraagt om een ander machinepark. Hierin werd flink geïnvesteerd, terwijl de eerste klanten zich nog moesten aandienen. “Voor het verpakken van naturel vis, gebakken vis als lekkerbekjes en kibbeling, en gourmetschotels hebben we een complete hal opgericht. Ja, best een risico, want we deden nog niets voor retail. Wij zien hier kansen, want in Nederland zijn er in dit segment hooguit twee grote aanbieders en je kunt geen klanten winnen met een lege hal. Je moet direct kunnen draaien voor de klant.”
Koppeling
Direct kunnen draaien, betekent ook kunnen voldoen aan de hoge eisen die retailers stellen aan elektronisch dataverkeer en tracking & tracing. Met de stap naar retail werd de behoefte aan een ERP-systeem acuut. “Voor retail moet je kunnen werken met EDI (Electronic Data Interchange, zie kader). We hadden een boekhoudpakket met aanpassingen voor in- en verkooporders. Dat voldeed niet. We moesten een softwarepakket hebben dat via EDI met de retailer kan communiceren, dat je met je machines kan koppelen, dat elektronisch registreert, dat continu je voorraad update en automatisch afboekt wat naar de klant gaat. Met de standaard EDI-module van ReflexSystems was de koppeling met onze klanten zo geregeld.” De automatiseringsoplossing van ReflexSystems bestaat uit het softwarepakket Reflex 3000 voor alle bedrijfsprocessen en het registratiesysteem Flex 3000 met aanraakschermen. De keuze voor dit ERP-systeem was snel gemaakt. “Mijn vader deed dat traject. Hij heeft referenties opgevraagd en is zo bij Reflex terechtgekomen.” Financial controller Ricardo Zuiver knikt. “Ze hebben een demonstratie gegeven hoe het pakket hier in onze productie zou werken. Zo kregen we een indruk hoe het hier zou gaan draaien en hoe de touchscreenregistratie werkt.”
Secuur werkje
Seafresh begon met de implementatie in de nieuw opgezette retailtak. Daarna volgde de groothandelsdivisie en als derde de diepvries tak ‘Sea Frozen’. “Met retail begonnen we als eerste, omdat we daar EDI op de rit moesten hebben. Dat ging heel snel. We hadden nog geen activiteiten en hoefden dus geen lange lijsten met klantgegevens in te voeren. Het vullen van zo’n systeem is een secuur werkje, maar daarna heb je het gemak ervan. We begonnen voor retail in september 2010 en begin 2011 was het klaar. Er zat wel druk op, want er zat een klant aan te komen. We hebben samen met ReflexSystems bepaald welke modules nodig waren. Dit was door de modulaire opbouw van hun pakket een koud kunstje.” De ingrediëntendeclaratie voldoet dankzij de Reflex 3000-software automatisch aan de wettelijke eisen. Ook allergenen worden meegenomen en op het etiket vermeld. Hiervoor is het softwarepakket gekoppeld aan de Alba-stoffenlijst. De receptuur module ervaart Ras als een uitkomst. Zeker bij complexere producten, zoals visspiesjes op schaal in een marinade, waarin veel grondstoffen verwerkt zijn. “Als je van meerdere grondstoffen een eindproduct maakt, worden alle gebruikte grondstoffen in de receptuur afgeboekt van je voorraad. Je voorraden blijven dus in kaart. Je krijgt ook een constanter product, omdat je je exact aan de receptuur moet houden.”
Geen papier meer
Het systeem inrichten voor de hoofdactiviteit ‘vis in bulkverpakking’ kostte meer energie. Ras moest het systeem voeden met een fikse hoeveelheid productiestappen en klantengegevens. “Ja, dat was een moeilijk traject”, lacht hij. “Ik moest bestaande activiteiten overzetten naar een ander pakket en de mensen beneden moesten anders gaan werken. Ze waren gewend aan papier. Toch is dat vrij soepel gegaan. We hadden hulp van ervaren consultants en beneden zagen we al snel de voordelen. Geen gedoe meer met etiketten en geen handmatige controle van de dagproductie. Normaliter moesten we aan het eind van de dag alles over de weegbrug schuiven, soms wel een uur werk. Daarna de gegevens naar boven mailen. Dat hoeft nu niet meer. De registraties staan in koppeling met het Reflex 30000 ERP-pakket. Ze staan bij verkoop dus automatisch op het scherm.”
Zelfredzaamheid
Over de begeleiding door ReflexSystems is Ras prima te spreken. Korte instructies, veel zelfredzaamheid. “We hadden alleen in de beginfase een consultant over de vloer. Die legde uit hoe je het systeem inricht. Het wijst zich eigenlijk vanzelf. Iedereen in productie kan met het Reflex 3000-systeem werken, dat zegt genoeg.” Zuiver knikt. We hebben een middag rond de beamer gezeten en beneden heeft ReflexSystems wat voorgedaan. Daarna gingen ze er zelf me aan de slag. Het is gemakkelijker dan een kaartje kopen via een NS-automaat, dus ga maar na.” Voor Seafresh Frozen schreef ReflexSystems een interface voor automatische gegevensoverdracht van het partnerbedrijf naar Seafresh. Omdat daar een ander pakket wordt gebruikt, zijn gegevens niet één op één uit te lezen voor het systeem. “Ze zitten op een andere locatie, toch hebben we nu een goed voorraadoverzicht. Wij doen het fileren en portioneren. Zij doen allerlei bewerkingen van die producten, zoals paneren en bakken. Daardoor krijgt het product meerwaarde en verandert de kostprijs. Zodra iemand daar nu een nieuwe handeling registreert, pakt onze server het op en de calculatiemodule berekent automatisch de waarde. We hebben online inzicht in de voorraadontwikkeling daar. Dat was vroeger eens in de week of maand. Wat via onze partner verkocht wordt, kan hier gefactureerd worden en elke partij blijft traceerbaar alsof je het in eigen huis hebt.”
Volgen en sturen
Volgen en traceren is overigens een flink onderdeel van het pakket. Per partij vis zijn alle handelingen in het Reflex 3000-systeem terug te lezen en bij productieproblemen wordt een foute partij er snel uitgevist. Ras besluit: “Alles wat hier ingeboekt wordt krijgt een partijnummer en wordt op voorraad gezet. Dat nummer is gekoppeld aan de leverancier met daaronder gegevens als extern partijnummer of tht-datum en bij kweekvis het vangstgebied. Alle bewerkingen en alle recepturen in productie kunnen we volgen, inclusief de calculatie. Als beneden is gefileerd, kunnen ze boven zien hoeveel procent filet er vanaf is gekomen, en zo de prijs bepalen. Zo weet je elke dag wat je rendement is en houd je inzicht in je voorraden. Je kunt real-time je productie sturen en straks met EDI wordt dat nog gemakkelijker, want dan komen alle inkoopgegevens elektronisch binnen.