Met de implementatie van ‘Reflex 3000’ bij Schietse heeft de gelijknamige ERP-aanbieder er een ietwat ‘afwijkend’ project op zitten. Want deze groothandel van Europese specialiteiten werkte immers jarenlang met een eigenhandig geschreven applicatie in Cobol. Het overzetten van deze functionaliteit was geen evidentie, en de combinatie met de duizenden klant-, leverancier- en productgegevens maakte van deze implementatie een uitdaging om ‘u’ tegen te zeggen…
Schietse is een naam die in de voedingswereld klinkt als een klok. Want al drie generaties lang is dit bedrijf hét adres bij uitstek voor iedereen die naar Europese delicatessen (traditionele en artisanale charcuterie, kaas en traiteur) op zoek is. Eigenlijk kunt u het zo gek niet bedenken of Schietse heeft het wel in voorraad. Zaakvoerder Bénédicte Schietse: “Ons gamma telt intussen ongeveer 4.000 producten. Velen zijn dan nog eens in verschillende vormen verkrijgbaar, waardoor de teller inzake referenties op meer dan 8.000 staat. Onze belangrijkste klanten zijn de grootdistributie en grossiers in België, maar we doen ook export binnen Europa en Afrika. Momenteel werken we met ± 50 voltijdse equivalenten. Maar aangezien we pas zijn verhuisd en dus over meer opslagcapaciteit beschikken,gaan we ervan uit dat we in de komende jaren weer aanzienlijk zullen kunnen groeien.
Moeilijke ICT-vernieuwingsoperatie…
Dat het met zoveel referenties (die vaak geen lange houdbaarheid hebben en uit alle hoeken van Europa worden ingevoerd) geen sinecure is om foutloos handel te drijven, zal wellicht niemand verbazen. Maar Schietse slaagde erin dankzij een eigen ontwikkeld softwarepakket. Bénédicte Schietse: “Toen de eerste computers op de markt kwamen, heeft mijn nonkel Walter zich daarin verdiept en zo’n toestel uit de V.S. laten overbrengen. Hij schreef eigenhandig een beheerprogramma en was hiermee de eerste in België die over zo’n applicatie beschikte. Door de jaren heen heeft hij het pakket alsmaar verder verfijnd, met als resultaat dat Schietse altijd met een programma heeft gewerkt dat perfect op haar noden inspeelde. Bovendien was het een erg goedkope oplossing, want we hadden geen licentiekosten. Toen mijn oom het bedrijf verliet, moesten we echter iemand vinden die de oude ‘Cobolt-taal’ machtig was om de applicatie verder te onderhouden en aan te passen. Maar dat bleek geen evidentie te zijn: de generatie die nog op die manier programmeert, is intussen grotendeels met pensioen. Vandaar dat we vijf jaar geleden besloten om een vernieuwingsoperatie in ICT door te voeren en een standaard ERP-pakket aan te schaffen. De zoektocht was niet evident en voor de aanbieders bleek het moeilijk om de functionaliteit van de oplossing perfect op onze noden af te stemmen en de benodigde support te bieden. Vandaar dat we maar met ons Cobolt-pakket bleven werken. Maar daarin is sinds kort verandering gekomen. Want ReflexSystems slaagde in wat andere ERP-aanbieders niet konden: de functionaliteit van onze bestaande oplossing in een hedendaags pakket integreren en een ERP-applicatie te bieden die grotendeels op onze noden en behoeften inspeelt.”
Logische aanpak geeft doorslag
Schietse ging niet over één nacht ijs bij de keuze van het ERP-pakket. Er werd een functionele analyse opgesteld met een detailbeschrijving van de noden waaraan het nieuwe ERP-pakket moest voldoen. Dit gaf de mensen van ReflexSystems reeds een goed beeld van de verwachtingen. Na enkele voorstellingen van ‘Reflex 3000’ en de uitleg van de werkfilosofie, volgde de keuze om met ReflexSystems in zee te gaan. Bénédicte Schietse: “Mijn vader stelde enkele vragen en de antwoorden klonken hem zo logisch in de oren, dat hij vrij snel de knoop doorhakte. En wat voor mij de doorslag gaf, was dat de aanbieder bereid was – en ook over de competentie leek te beschikken – om het benodigde maatwerk door te voeren. Want geen enkel ERP-pakket is 100 % compatibel met je activiteit. In ons geval was het onder meer nodig om een uitgebreid kassasysteem te creëren waarvan de transacties ook automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Op die manier heeft iedereen direct zicht op openstaande saldo’s, betaalde voorschotten, … .”
Onconventionele opdracht
Op zich is dergelijk maatwerk een klus waar ReflexSystems haar hand niet voor omdraait. Maar dit project was volgens zaakvoerder Jan Ickx vrij onconventioneel en vooral een grote uitdaging. “Over het algemeen past een nieuwe klant vrij eenvoudig in de ‘Reflex’ manier van werken. Maar door het heel specifieke eigen softwarepakket was dit bij Schietse niet zo eenvoudig. Bovendien moesten we gegevens van dertig jaar geleden opkuisen en transfereren. Tevens heeft Schietse heel veel verschillende leveranciers. Omdat het de bedoeling was om aan de receptie en in de picking scanners te gebruiken, hebben we veel partijen moeten contacteren om de benodigde barcodes op de producten te krijgen. Het is enerzijds een enorme klus geweest om de databases op te zetten. En anderzijds was het voor voor Reflex een mooie uitdaging om een bedrijf als Schietse te mogen automatiseren. Daarbovenop kwam nog dat we onder gigantische tijdsdruk zaten. Want Schietse wou in haar nieuwe vestiging meteen – en uitsluitend – ‘Reflex 3000’ gebruiken. We hadden dus maar een beperkt aantal maanden voorbereiding. En de implementatie van de modules moest tegen de verhuis klaar zijn: alles diende op één weekend naar de nieuwe vestiging te worden overgezet. Maar ReflexSystems gaat geen uitdaging uit de weg, want enkel op die manier kan je als ERP-aanbieder echt evolueren. En we zijn er trots op dat we in onze missie bij Schietse zijn geslaagd. De grondige aanpak en intensieve opleidingen, uitgewerkt door de interne projectverantwoordelijke en de consultant van ReflexSystems, waren de sleutel tot succes.”
Een blik op het implementatietraject
Het opzetten van de database en de integratie van de functionaliteit van het oude pakket in ‘Reflex 3000’ nam meer dan een jaar in beslag. Jan Ickx: “In samenspraak met Schietse besloten we om de modules aan- en verkoop nog in de oude vestiging op te starten. Met de verhuis in maart dit jaar hebben we dan ook de receptie van goederen, de picking en het magazijnbeheer geautomatiseerd. En in mei werd de derde fase voltooid, namelijk de installatie van de module facturatie. Deze zomer hebben we gewerkt aan de webmodule, zodat de klanten online hun bestellingen kunnen plaatsen en beheren. Het is de bedoeling om in het najaar de expeditie verder te ‘finetunen’ en ook polsscanners in de picking te introduceren. Dit laatste is reeds vorig jaar op punt gezet. In grote lijnen bleef de implementatie uit wegens tijdsgebrek – de focus lag eerst op de administratie – en een kleine aanpassing die we voor het scannen van ITF-14 streepjescodes dienden uit te voeren.”
Een tevreden klant…
Dat het geen eenvoudige implementatie zou worden, daar was iedereen zich van bewust. “Niet dat alles altijd van een leien dakje is gelopen,” aldus Bénédicte Schietse, “Maar ReflexSystems heeft altijd de nodige professionaliteit en expertise aan de dag gelegd om alle uitdagingen tot een goed einde te brengen. Bovendien zijn we ons terdege bewust van de complexiteit van onze activiteit én het feit dat ‘Reflex 3000’ eigenlijk een ERPpakket voor productiebedrijven is. Het is dus evident dat er onvoorziene problemen optraden en soms compromissen moesten worden gesloten. In elk geval kunnen we niet klagen over de samenwerking met deze aanbieder, integendeel. En ook het pakket voldoet ruimschoots aan onze verwachtingen. Hoewel ik de tijd nog niet heb gevonden om alle functionaliteit uit te proberen, merk ik nu al een sterke vooruitgang inzake het foutenpercentage in bestellingen, leveringen en betalingen. Daarnaast is ‘Reflex 3000’ een enorm handig pakket om rapporten van diverse KPI’s te genereren. En in een business als de onze is dat geen overbodige luxe: analyse van klanten, leveranciers en artikelen is een dagelijkse ‘must’. Een groot voordeel is tevens de CRM-module waardoor alle relatiegegevens centraal kunnen worden beheerd. Daarnaast zit ook een belangrijke toegevoegde waarde in de koppeling van relaties naar de order picking en receptie. Het gebruik van de Flex-schermen en de scanners verhoogt de rendabiliteit en vooral de controle. En natuurlijk waarborgt ‘Reflex 3000’ een sluitend traceerbaarheidssysteem. Om het met één woord te definiëren: dankzij ‘Reflex 3000’ hebben we meer controle over onze business. Pas nu merken we dat ons eigen systeem wel goed was, maar dat de functionaliteit ervan niet voldoende snel was geëvolueerd om in een steeds complexer wordende business krachtig te kunnen optreden. Vandaar dat we heel blij zijn dat we eindelijk zijn overgeschakeld op een modern ERPpakket dat perfect op maat van een voedingsbedrijf is geschreven, maar ook ruim aan de verwachtingen van een distributiebedrijf voldoet.”